許多企業(yè)覺(jué)得檔案管理只需妥善保管紙質(zhì)版檔案，搞好分類(lèi)管理，便是檔案管理的一切了。因而，電子檔案管理系統被那些企業(yè)視作一筆額外管理支出。

但所有企業(yè)也面臨著(zhù)一樣的一大難題：傳統式檔案管理方法容易受時(shí)長(cháng)、儲放自然環(huán)境等因素，讓檔案在保存過(guò)程中發(fā)生消耗。消耗之后的關(guān)鍵檔案材料修補，又花費大量人力物力，消耗企業(yè)并且需要很多時(shí)間和精力來(lái)管理和存放。因而，挑選電子檔案管理系統可以幫助紙質(zhì)文檔完成數字信息化存放，管理更有效安全，成為了一個(gè)企業(yè)檔案管理的優(yōu)先選擇項。

電子檔案管理系統有很多優(yōu)點(diǎn)，比如它能夠快速分析、查找和搜索檔案信息內容，給予全天候的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)，具備數據庫備份、修復和安全管理等服務(wù)，確保檔案網(wǎng)絡(luò )信息安全。與此同時(shí)，它還能夠完成信息共享、合作等功能，讓檔案管理更加智能化和體系化。

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